Artikel 1 — Persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van uw contact met ons kan CoolBerry de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identiteits- en contactgegevens, waaronder naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf en functie
• Aanvragen, offertes, overeenkomsten, ondersteuning en overige zakelijke correspondentie
• Factuurgegevens, betaalstatus en wettelijk verplichte administratiegegevens
• Projectbriefings, merkbestanden, productinformatie, feedback en revisiegeschiedenis
• Voor een project aangeleverde afbeeldingen, video, audio, portretten, stemmen en bijbehorende metadata
• Prompts, referentiemateriaal, gegenereerde varianten, werkbestanden en goedgekeurde opleveringen
• IP-adres, browser, apparaattype, globale locatie, verwijzende URL en websiteactiviteit
• Analyse-identificatoren, cookiekeuzes en vergelijkbare technische identificatoren
• Beveiligingssignalen en verificatietokens voor bescherming van formulieren tegen misbruik
• Gegevens die wij van een klant, bevoegde contactpersoon, dienstverlener of openbare zakelijke bron ontvangen wanneer die relevant zijn voor een opdracht

Artikel 2 — Gevoelige gegevens en kinderen

Onze website en diensten zijn gericht op ondernemingen en niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. Wij vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens. Klanten moeten onnodige gevoelige gegevens vermijden en beschikken over de vereiste grondslag, informatie en toestemmingen voor herkenbare personen, portretten en stemmen in projectmateriaal. Denkt u dat gegevens van een kind of andere gevoelige gegevens onjuist zijn aangeleverd, neem dan contact op via [email protected] zodat wij deze kunnen beoordelen en waar passend verwijderen of beperken.

Artikel 3 — Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. De belangrijkste doeleinden en grondslagen zijn:

• Beantwoorden van aanvragen en opstellen van offertes — stappen op verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie
• Leveren, beheren en ondersteunen van creatieve diensten — uitvoering van de overeenkomst of, bij klantgestuurde gegevens, de gedocumenteerde instructies van de klant
• Facturatie, betalingen, belastingen en bedrijfsadministratie — uitvoering van de overeenkomst en naleving van wettelijke verplichtingen
• Serviceberichten en relatiebeheer — uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van klantrelaties
• Beveiliging van website, formulieren en infrastructuur — ons gerechtvaardigd belang bij het voorkomen van misbruik, fraude en technische incidenten
• Websitemeting met Google Analytics en Microsoft Clarity — uw toestemming, die u altijd kunt intrekken
• Instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen — onze gerechtvaardigde belangen en naleving van wettelijke verplichtingen
• AI-ondersteunde productie met noodzakelijk projectmateriaal — uitvoering van de overeenkomst of verwerking volgens de gedocumenteerde instructies van de klant

CoolBerry gebruikt persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. AI-ondersteunde creatieve hulpmiddelen worden onder menselijke aansturing en controle gebruikt.

Artikel 4 — Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het beschreven doel, een overeenkomst, beveiliging, ondersteuning of een wettelijke verplichting. Onze standaardtermijnen zijn:

• Aanvragen die geen opdracht worden: maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact
• Klantcorrespondentie, projectmateriaal en werkbestanden: tijdens de opdracht en normaal maximaal 24 maanden na afronding, tenzij een andere ondersteunings- of archiefperiode is overeengekomen
• Facturen en kerngegevens van de administratie: 7 jaar, of langer wanneer een specifieke wettelijke termijn geldt
• Cookiekeuzes: 6 maanden, waarna wij opnieuw toestemming vragen; analysecookies en gegevens bij aanbieders volgen de termijnen in artikel 6 en de toepasselijke accountinstellingen
• Gegevens voor klachten, geschillen of rechtsvorderingen: totdat de toepasselijke vordering of wettelijke verjaringstermijn is geëindigd

Artikel 5 — Ontvangers en dienstverleners

CoolBerry verkoopt geen persoonsgegevens. Wij delen uitsluitend gegevens die redelijkerwijs nodig zijn voor het betreffende doel. Onze huidige websitegerelateerde ontvangers zijn:

• Cloudflare — levering van de website, infrastructuur, logging en Turnstile-formulierbeveiliging
• Telegram — aflevering en behandeling van berichten uit het contactformulier door het CoolBerry-team
• Resend — transactionele e-mail, waaronder bevestigingen van het contactformulier
• Google — Tag Manager en Analytics, uitsluitend geladen na toestemming voor analyse
• Microsoft — Clarity-heatmaps en sessieanalyse, uitsluitend geladen na toestemming voor analyse
• Goedgekeurde aanbieders van creatieve, AI-, cloudopslag- en professionele diensten wanneer nodig voor een opdracht. Relevante aanbieders en subverwerkers kunnen ook in de overeenkomst of verwerkersovereenkomst worden vastgelegd.

Artikel 6 — Cookies en vergelijkbare technieken

Strikt noodzakelijke opslag en beveiligingstechnologie kunnen zonder toestemming functioneren. Google Analytics, Google Tag Manager en Microsoft Clarity worden pas geladen nadat u analyse accepteert. U kunt uw keuze wijzigen via Cookie-instellingen in de voettekst. Bij intrekking stoppen toekomstige analysetags, sturen wij beschikbare intrekkingssignalen en verwijderen wij de voor de website toegankelijke first-party analysecookies. Via uw browser kunt u resterende opslag van derden verwijderen.

Technologie die wij gebruiken

Door aanbieders beheerde namen en termijnen kunnen wijzigen. Wij controleren deze inventaris periodiek en passen de beschikbare instellingen toe.

Artikel 7 — Uw rechten

Onder de voorwaarden en uitzonderingen van de AVG kunt u verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking of gegevensoverdraagbaarheid en kunt u bezwaar maken tegen verwerking. U kunt toestemming altijd intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Stuur uw verzoek naar [email protected]. Wij kunnen evenredige informatie vragen om uw identiteit te controleren en uw gegevens te beschermen. Verzoeken zijn normaal gesproken kosteloos.

Wij reageren zonder onnodige vertraging en normaal binnen één maand. Staat de AVG vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken een verlenging toe, dan informeren wij u daar binnen de eerste maand over. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.

Artikel 8 — Beveiliging

CoolBerry past technische en organisatorische maatregelen toe die passen bij het risico en bedoeld zijn om verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging te voorkomen. Geen enkel internet- of opslagsysteem is volledig veilig. Meld vermoedelijk misbruik via [email protected].

• TLS-versleuteling beschermt gegevens tijdens verzending tussen uw browser en de website
• Toegang tot klant- en contactgegevens is beperkt tot personen en aanbieders die deze voor hun rol nodig hebben
• Dataminimalisatie, bewaartermijncontroles en verwijdering beperken onnodige opslag
• Beveiligingsinstellingen voor aanbieders, accounts en software worden beoordeeld in verhouding tot de gegevens en het risico

Artikel 9 — Klantmateriaal en AI-ondersteunde productie

CoolBerry combineert menselijke creatieve aansturing met generatieve AI, bewerkingssoftware, clouddiensten en andere productietools. Persoonsgegevens in klantmateriaal worden als volgt behandeld:

• Alleen materiaal dat redelijkerwijs nodig is voor de overeengekomen opdracht hoort aan een productieaanbieder te worden verstrekt
• Wanneer CoolBerry uitsluitend volgens gedocumenteerde instructies van de klant handelt, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en CoolBerry verwerker; waar vereist gebruiken partijen een verwerkersovereenkomst
• Aanbieders worden gekozen en ingesteld met aandacht voor vertrouwelijkheid, gegevensgebruik, bewaring, beveiliging en internationale doorgifte; projectspecifieke beperkingen moeten worden afgesproken voordat materiaal wordt aangeleverd
• Klanten moeten beschikken over de benodigde rechten en grondslag voor herkenbare personen, beelden, stemmen en andere persoonsgegevens die zij aanleveren

Artikel 10 — Internationale doorgifte

Sommige aanbieders of hun ondersteunende activiteiten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer de AVG-regels voor doorgifte gelden, gebruikt CoolBerry een beschikbaar rechtmatig doorgiftemechanisme en beoordeelt de aanbieder in verhouding tot het risico.

• Een adequaatheidsbesluit kan worden gebruikt wanneer de Europese Commissie het land of toepasselijke kader als passend heeft erkend
• Waar passend worden standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en aanvullende waarborgen gebruikt
• Informatie over de toepasselijke waarborg of het verkrijgen van een kopie kunt u aanvragen via [email protected], met bescherming van vertrouwelijke informatie

Artikel 11 — Bronnen en verplichte informatie

Wij ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van u of van de zakelijke klant die ons inschakelt. Wij kunnen zakelijke contact- of projectinformatie ook ontvangen van bevoegde collega's, dienstverleners of openbare zakelijke bronnen.

• Naam, e-mailadres, bericht en beveiligingsverificatie zijn nodig om een contactaanvraag te versturen en het formulier te beschermen
• Contract-, factuur- en projectinformatie kan nodig zijn om een overeenkomst te sluiten en uit te voeren of wettelijke verplichtingen na te leven
• Als vereiste informatie ontbreekt, kunnen wij mogelijk geen aanvraag beantwoorden, verzoek verifiëren, overeenkomst sluiten of gevraagde dienst leveren

Artikel 12 — Wijzigingen en vragen

Wij kunnen dit beleid wijzigen wanneer onze diensten, aanbieders of wettelijke verplichtingen veranderen. De datum bovenaan geeft de nieuwste versie aan. We communiceren wezenlijke wijzigingen via een passend kanaal. Vragen, rechtenverzoeken en klachten kunt u sturen naar [email protected].